«Мираторг» управляет договорами вместе с «Летографом»

Компания «Летограф» автоматизировала процесс согласования и хранения договоров в АПХ «Мираторг», крупном операторе мяса на российском рынке.

В целях автоматизации процесса согласования и хранения договоров руководство компании приняло решение внедрить систему электронного документооборота (СЭД). Выбор системы производился на конкурсной основе. Основными требованиями заказчика к системе являлись наличие веб-интерфейса и возможность самостоятельного построения сложных отчётов пользователями. Кроме этого, стояла задача при внедрении системы сохранить привычный стиль работы сотрудников, не внося изменений в отработанную схему согласования договоров. Как отметили в компании, система «Летограф» полностью соответствует требованиям заказчика и оптимальна соотношению «цена-качество».

Особенностью проекта стали рекордно короткие сроки внедрения системы. Всего за 11 дней в компании «Мираторг» специалисты «Летограф» автоматизировали процесс согласования договоров и организовали их хранение с разграничением прав доступа в зависимости от степени конфиденциальности договора.

Система «Летограф» была настроена в соответствии с существующим в организации маршрутом согласования договоров. Принцип прохождения документов через согласующие инстанции остался неизменным, что позволило сохранить привычный стиль работы. Сотрудникам предоставлен удобный инструмент контроля времени нахождения договора у каждого участника процесса согласования в соответствии с утвержденным регламентом. Система «Летограф» осуществляет автоматическую рассылку на электронную почту уведомлений об изменении статуса договоров и сроках, отведенных на их согласование.

Для отслеживания местоположения договоров система позволяет формировать отчёты с возможностью группировки по различным параметрам, таким как дата регистрации договора, дата отправки на доработку, дата согласования, дата отказа.

В итоге в АПХ «Мираторг» упростился процесс согласования договоров, сократилось количество времени на работу с документом каждого отдельного сотрудника, участвующего в цепочке согласования.

В ходе проекта специалистами «Летограф» созданы электронные хранилища входящей, исходящей корреспонденции и внутренней документации, что позволило повысить оперативность поиска необходимой информации.

«Реализовать данный проект в рекордные сроки нам позволило использование типового решения «Летограф» для согласования договоров. В рамках проекта произведена дополнительная конфигурация решения под индивидуальные требования заказчика», - рассказал Глеб Лукин, генеральный директор «Летограф». По его словам, система «Летограф» легко адаптируется к специфике ведения бизнеса любой компании, что обеспечивает индивидуальный подход к каждому клиенту и позволяет построить информационную систему с учетом его потребностей.